More love - less paperwork
Door Zefanja van der Kolk en Annemiek van Woudenberg op 10-12-2012
What the world really needs is more love and less paperwork -Pearl Bailey
Onlangs was de JeugdZaak bij een teambuildingsbijeenkomst voor CJG medewerkers. Tijdens deze bijeenkomst stond het ‘eigen kracht versterkend werken’ centraal. Medewerkers dachten dat zij daarvoor veel tijd nodig zullen hebben bijvoorbeeld om aandachtig te luisteren of het sociale netwerk meer te betrekken. Meer tijd dan ze nu hebben. Totdat een CJG medewerker wel mogelijkheden zag om die tijd te vinden, namelijk door minder te registreren. Dit leidde uiteraard tot een grote discussie over de huidige registratiesystemen.
Een slordige inventarisatie: de maatschappelijk werkers zijn 25 tot 30 procent van hun tijd bezig met registratie, medewerkers in de jeugdgezondheidszorg 30 tot 50 procent en de medewerkers van Bureau Jeugdzorg 75 procent. Daarbij gaven sommigen aan eigenlijk niet te registreren wat ze allemaal zouden moeten registreren. Ze registeren in verschillende systemen (dossiers, tijdschrijven en de verwijsindex). Bovendien zijn de registratiesystemen vaak niet van onderaf ontworpen en sluiten ze niet echt aan bij wat nodig is om goed te kunnen werken. Als klap op de vuurpijl vertelde de aanwezige beleidsadviseur van de gemeente dat zij absoluut niet zat te wachten op al die registraties.
Veel registreren heeft ook onbedoelde bijeffecten. ‘Hoe meer je moet invullen, hoe meer je de cliënt achterover ziet leunen.’ Het registreren schept afstand en geeft cliënten het gevoel dat er gecontroleerd wordt. Uit de discussie bleek dat alle medewerkers meer belang hechten aan het contact met de cliënten en hun proces, dan aan de registratie. ‘Ik heb liever dat iemand tevreden de deur uitgaat, dan dat de kruisjes op de juiste plek staan in het systeem.’
Transparant zijn en verantwoorden waarom en wat je doet in je werk horen bij professioneel handelen. Registratie heeft als doel verantwoording af leggen naar de opdrachtgever en de maatschappij. Maar wordt dat doel op deze wijze bereikt? De nadruk op registratie draagt bij aan een gerichtheid op productie in plaats van aansluiten bij de vragen en behoeften van gezinnen en ondersteuning op maat, buiten de gebaande paden, aan te bieden. Daarbij geeft het aanleiding tot meer productie, ook als het niet nodig is, want het geld voor de afgesproken trajecten moet toch besteed worden.
Wij pleiten ervoor dat het roer echt omgaat. Door serieus na te denken wat wel en niet nodig is om je werk goed te kunnen doen. Zoals Bert Prinsen zegt: ‘als een professional vertrouwt op de eigen kracht van ouders of een jongere, dan heeft hij/zij het nodig dat een manager op de kracht van de professionals vertrouwt en dienen bestuurders de zorgaanbieders te vertrouwen’. Of zoals een jeugdverpleegkundige zei: ‘Ik heb vertrouwen in mijn eigen cliënt, dan verwacht ik ook vertrouwen van mijn management en onze opdrachtgever dat ik mijn werk goed doe.’
En dan hebben we het nog niet gehad over het gezin zelf. In het dossier staat hun informatie over hún gezin, hún vragen, hún doelen en de manieren waarop deze worden behaald, maar ook de verslagen van gesprekken over henzelf. Het is dus minstens ook hún dossier. Wat willen zij dat erin staat? Hoe krijgen zij toegang tot hun eigen informatie? Hoe kunnen zij hun informatie delen met degene die zij erbij willen betrekken?
We pleiten er hier niet voor om alle registratiesystemen het raam uit te gooien. Maar we hebben nu met de transformatie de kans om schoon schip te maken. Als registratie zoveel tijd en ruimte opslokt van het primaire proces en het contact met ouders en jeugdigen in de weg staat, laten we dan grondig en eerlijk evalueren.
Te beginnen bij de vraag wat gezinnen en medewerkers echt nodig hebben, zodat hun casussen snel inzichtelijk zijn bij de volgende afspraken of bij overdracht naar collega’s of andere betrokken hulpverleners. En wat hebben organisaties echt nodig om te kunnen sturen op kwaliteit? En welke informatie hebben gemeenten nodig om de effecten van hun beleid inzichtelijk te krijgen? En is registratie in het primaire proces het geëigende middel om deze informatie te verkrijgen? En tenslotte waar het om draait: wat hebben gezinnen zelf nodig om hun ondersteuningsproces inzichtelijk te houden? Als allereerste voorwaarde geldt dat de gebruikersvriendelijkheid van een registratiesysteem aansluit bij de medewerkers en de gezinnen.
Voor de CJG medewerkers was het duidelijk, zij willen meer ruimte om de gezinnen te ondersteunen en minder registratie, ofwel ‘more love and less paperwork’.